Леон развлекает

1. Очищайте входящую папку от лишних писем.

2. Старайтесь пользоваться всем спектром услуг, которые предоставляет вам почтовый сервис. Используйте его полезные функции (add-ons), например Gmail Notifier.

3. Храните в папке «Входящие» только те письма, которые понадобятся вам в ближайшее время.

4. Пометьте те, к которым нужно вернуться, как непрочитанные. Доверяйте своим глазам.

5. Если в папке лежат прочитанные и непрочитанные письма, то ваш взгляд прежде всего будет отыскивать последние их обычно выделяют жирным шрифтом.

6. Настройте свой почтовый сервис так, чтобы письма сортировались.

Если вы получаете послания от разных людей, выделите особо двух-трех и держите их письма в папке «Входящие».

7. Архивируйте, беспощадно архивируйте.

Если некое письмо послано только вам, оно скорее всего важнее других. Укажите почтовому сервису выделять такие письма.

8. Взялся ходи. Если вы начали работать с письмом, завершите работу до того, как переключитесь на что-либо другое, или вновь пометьте письмо как непрочитанное.

9.Если ваши друзья посылают вам «мусорную» почту, сразу отправляйте ее в мусорную корзину.

10. Самое главное выделите хотя бы полчаса в день на то, чтобы читать входящую почту. В противном случае придется часто возвращаться к пункту 1.

Сторонники чистого стола говорят о том, что, если он завален бумагами, то работать невозможно. Отсюда делается экстремистский вывод: стол нужно очистить. Ту же рекомендацию экстремисты от чистоты дают пользователям электронной почты.

Но компьютеры тем и хороши, что в них нет ничего абсолютного. Нельзя абсолютизировать и почту. Есть ли смысл в том, чтобы во входящей пап-

Экстремисты скажут: создайте папку (метку) и переложите письма туда. Им ответил семь веков назад английский монах Уильям Оккам: «Не должно множить сущее без необходимости». Так что возьмите бритву Оккама и отрежьте ненужные папки-метки. Пусть во входящей папке что-нибудь лежит.

Другое дело регулярная поддержка.

Вы должны, даже обязаны регулярно просматривать почту, а после возвращения из отпуска выделять дополнительное время на очистку образовавшихся авгиевых конюшен. Многие почтовые сервисы, такие, скажем, как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, позволяют автоматически сортировать входящую корреспонденцию. Многие хотят приобщить вас к своей радости и посылают какие-нибудь приятные, на их взгляд, глупости, иначе говоря, junk. Почтовый сервис позволит вам автоматически откладывать в сторону письма, которые посланы двум десяткам адресатов.

Но учтите, чтo ваши настройки могут оказаться «с дырой», и тогда вы пропустите полезные письма. А потому просматривайте почту каждый день, раз в три дня смотрите junk и хотя бы раз в месяц то, что называется Spam (в основном это безвредный мусор, реклама). Кстати, хорошо развитые серверы вроде Google или Yahoo! отсекают его.

Все ненужные письма не нужны одинаково. Все нужные письма необходимы по-разному. Поэтому продумайте, как вы собираетесь их хранить. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook, то вы можете посадить в нем дерево наподобие файловой системы. Директории и поддиректории помогут вам упорядочить как входящую, так и исходящую корреспонденцию. При этом важно, чтобы даже мимолетного взгляда на название папки было достаточно для того, чтобы определить, что там может храниться. Почему бы не завести папку «От Васи» или «На подпись боссу»? Папка должна соответствовать содержанию и назначению письма.

Если вы пользуетесь Gmail, то там вы папок не обнаружите. Для человека, привыкшего к древовидной структуре, это может быть сильным разочарованием. Утешу вас, как утешился когдато я сам. Письма можно пометить, причем каждое письмо может быть помечено несколькими именами. По умолчанию, все, что находится в Inbox или папке «Входящие», получает метку того же имени. Но можно метить и другими именами. Например, вы можете указать в метках имена проектов или определить степень важности письма. Ограничений никаких нет за исключением  описанного выше: смысл превыше всего.

Что получается если пометить одно и то же письмо несколькими именами? Получается отражение на плоскости сложной многомерной структуры и замена ее парами «имя файл». Это, говоря техническим языком, реляционная база данных. В этом Google видит преимущество своей системы структурирования над старыми методами.

Если вы захотите открыть все письма, которые относятся к определенной метке, просто щелкните по ней, и получите полный список. Gmail также предоставляет полную свободу операций с метками: добавление, изменение, удаление. Если вы хотите убрать определенное письмо из папки-метки, щелкните по крестику рядом с соответствующим именем. Столь простая с виду система структуризации позволяет отобразить структуры, о сложности которых вы даже не будете догадываться.

И если уж вы в Gmail, воспользуйтесь еще одним способом очистки папки с входящими письмами – войдите в это письмо и щелкните по крестику при метке Inbox. Письмо будет переведено в архив.В общем ваш почтовый сервер предлагает вам либо графы, древовидную структуру, либо пары в стиле Gmail.

После этого наступает следующим, самый главный этап, а именно…

Почта остается почтой, кто бы ее ни доставлял. Изменяемся мы, а к хорошему привыкаешь быстро. Нужно только учесть, что физические возможности человека изменяются не в ту сторону, в какую хотелось бы

На что похож ваш рабочий стол? В состоянии ли вы быстро найти нужный вам предмет? Сколько времени занимает подготовка к приходу гостей? Человек это стиль, который проявляется и в управлении электронным почтовым ящиком.

По сути, он такой же, как и тот, внизу, на входе в дом. Всего лишь пять лет назад рядовой была ситуация, когда письма не принимались из-за того, что ящик был переполнен. Сегодня проблема сошла на нет, нужно лишь выбрать сервер. Google, Yahoo!, Walla, Nana, Mail.ru, Yandex, Rambler и даже Hotmail от Microsoft предлагают огромные почтовые ящики размером более гигабайта, причем все эти услуги бесплатны.

Но все ли решает объем? Ну, хорошо у вас в ящике станут храниться сотни, а то и тысячи сообщений, в которых вам трудно будет разобраться. Так или иначе, человек может справиться с одной страницей, не более. А раз так, то первым шагом должна стать…

Уборка

У меня на странице помещается 50 сообщений. Как-то раз я обратил внимание на то, что вижу не более 15-20, а остальные скрываются внизу, в мертвой зоне. Уборку же нужно начинать с определения размеров помещения. Все, чего глаз не видит, должно быть убрано с глаз долой. Это, отметим сразу, вовсе не предусматривает удаление.

Забегая вперед, скажем, что допускать визуальное переполнение почтового ящика, когда глаз не может охватить все письма в папке «Входящие» (Inbox), недопустимо. Так же, как нельзя было допускать физическое переполнение пять лет назад. Поэтому впредь не доводите дело до такой ситуации.

Прежде всего просмотрите пришедшие письма, начиная с самых старых. Вероятно большинству из них уже нечего делать в ящике. Дойдя до начала, выйдите и оцените, как выглядит ваш почтовый ящик сейчас. И переходите к следующему этапу, который называется…